Weiterer zentraler Meilenstein in der Einführung der E-Verwaltungsarbeit in Nordrhein-Westfalen: Die Landesregierung Nordrhein-Westfalen hat über 55.000 Arbeitsplätze vollständig digitalisiert. Damit wurde ein wesentlicher Teil des E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen erfüllt. Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse mit zahlreichen Beteiligten werden künftig vollständig digital abgebildet, um Services für Bürgerinnen und Bürger zu verbessern.
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Nach der Landtagswahl im Mai 2022 wurden die Ressorts neu zugeschnitten und damit einhergehend Aufgaben anders zugeordnet. Während früher nach jeder Landtagswahl Akten physisch umgezogen werden mussten, konnte dieser Vorgang nun dank der Einführung der E-Verwaltungsarbeit in der Ministerialverwaltung technisch erfolgen.
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Die Eröffnung der zentralen Posteingangs-Scanstelle schließt die letzte Lücke im medienbruchfreien Kommunikationsprozess.
In der Scanstelle wird täglich die Eingangspost (weitgehend) ersetzend gescannt und per E-Postmappe an die Empfängerinnen und Empfänger versandt. Ersetzendes Scannen bedeutet, dass das Papieroriginal nach dem Scan datenschutzgerecht vernichtet werden kann.
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Meilenstein auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung: Mit dem Abschluss des Rollouts der E-Verwaltungsarbeit beim Geologischen Dienst arbeiten die ersten 10.000 Beschäftigten der Landesverwaltung vollständig mit den Komponenten der E-Verwaltungsarbeit. Aktenordner und Umlaufmappen gehören für sie von nun der Vergangenheit an.
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Mit einer Pilotierung der EVA-Einführung u.a. im MWIKE und der Staatskanzlei wurde der Rollout der E-Verwaltungsarbeit in der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen gestartet. Dank des einheitlichen und praxisbewährten Vorgehensmodells nahm die Einführung der EVA-Komponenten in der Landesverwaltung schnell Fahrt auf.
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Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung wurden verschiedene Dokumenten-Management-Systeme (DMS) als technische Basis für die E-Akte intensiv bewertet.
Den Zuschlag hat die Software nscale erhalten, welche dann anhand der Anforderungen einer E-Akte für die Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen angepasst wurde.
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Mit den E-Government-Grundlagenprojekten (EGPs) wurden die technischen, organisatorischen und rechtlichen Voraussetzungen für die Einführung der E-Verwaltungsarbeit in den Behörden geschaffen.
In den Projekten wurde u.a. ein einheitliches Vorgehensmodell für die Einführung der EVA-Komponenten entwickelt und mit allen Ressorts abgestimmt. Das Vorgehensmodell umfasst zahlreiche Handreichungen, Handlungsempfehlungen, Musterdokumente (z.B. Präsentationen für Führungskräfte) und vieles mehr, um den Rollout in den Behörden umfassend zu unterstützen.
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Die Landesregierung Nordrhein-Westfalen hat mit dem E-Government-Gesetz (EGovG NRW) die gesetzliche Grundlage für die medienbruchfreie Digitalisierung der Landesverwaltung geschaffen.
Das EGovG NRW sieht unter anderem die Einführung der E-Akte (§9 Abs. 3 EGovG NRW) und die elektronische Abwicklung der Verwaltungsabläufe (§12 Abs. 1 EGovG NRW) vor.
Die strategische Steuerung aller Vorhaben aus dem EGovG NRW erfolgt über das Programm „Digitale Verwaltung Nordrhein-Westfalen“ unter der Leitung des CIO.
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Die E-Verwaltungsarbeit wird in nahezu allen Behörden des Landes Nordrhein-Westfalen eingeführt. Dazu gehören die Obersten Landesbehörden (z. B. Ministerien und Landesämter), Behörden auf mittlerer Verwaltungsebene (z. B. Bezirksregierungen), Behörden der unteren Verwaltungsebene (z. B. Finanzämter und Kreispolizeibehörden) und Landesbetriebe. Insgesamt umfasst die Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen damit 258 Behörden.
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Abstimmungsprozesse erfordern häufig die Zusammenarbeit mehrerer Behörden. Ein gemeinsamer Landesstandard für die E-Akte, die E-Laufmappe und das Ersetzende Scannen ist die Grundlage dafür und ermöglicht digitale und medienbruchfreie Arbeitsprozesse auch über Behördengrenzen hinweg. Außerdem ermöglicht der einheitliche Landesstandard auch den unkomplizierten Umzug von E-Akten und E-Laufmappen bei regelmäßig stattfindenden Umressortierungen nach Landtagswahlen.
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Das gemeinsame Ziel ist es, die E-Verwaltungsarbeit in der gesamten Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen einzuführen und mit konsequenter Digitalisierung die Ansprüche der Bürgerinnen und Bürger, sowie der 115.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landesverwaltung an eine moderne Verwaltung zu erfüllen.
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Die Einführung der E-Verwaltungsarbeit in Nordrhein-Westfalen bedeutet, dass die Arbeitsplätze von 115.000 Beschäftigten digitalisiert werden: Aktenordner und Umlaufmappen gehören dann der Vergangenheit an. Damit ist die Einführung der E-Verwaltungsarbeit das größte Digitalisierungsprojekt in der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen.
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