Ersetzendes Scannen
Eine sichere Sache:
Ersetzendes Scannen leistet einen entscheidenden Beitrag zur vollständigen Digitalisierung!
Video: Vorstellung Ersetzendes Scannen
Was ist ersetzendes Scannen?
Das ersetzende Scannen verfolgt das strategische Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung von Dokumenten aus der Papierwelt. Das EGovG NRW fordert, dass Behörden, wenn sie Akten elektronisch führen, Papierdokumente scannen und das Original entweder vernichten oder zurücksenden. Dabei ist die technische Richtlinie TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zu berücksichtigen, um die Rechtssicherheit beim Arbeiten zu gewährleisten.
Umsetzung und Vorteile
Im Rahmen der elektronischen Verwaltungsarbeit werden im Land NRW Scanstellen betrieben. Diese Scanstellen führen für alle Ministerien und nachgeordnete Behörden den Ersetzenden Posteingangsscan durch.
Ersetzend bedeutet, dass die Papieroriginale mit wenigen Ausnahmen nach dem Digitalisieren vernichtet werden. Die Digitalisate werden unmittelbar nach dem Scanvorgang signiert, so dass eine nachträgliche Manipulation der Dokumente nicht möglich ist. Anschließend werden die digitalen Schriftstücke in einer elektronischen Postmappe weitergeleitet. Die Empfangenden können dann die Dokumente in einer digitalen Akte ablegen oder in der elektronischen Laufmappe für Abstimmungsprozesse versenden.
Eine Scanstelle wird durch die Bezirksregierung Detmold betrieben. Sie hat bereits einen Prozess zum Ersetzenden Scannen von Eingangspost entsprechend der Vorgaben der Technischen Richtlinie Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) implementiert. Die Prozessgüte und Richtlinienkonformität wurde durch das BSI im Rahmen einer Zertifizierung bestätigt. Damit ist die Bezirksregierung Detmold neben dem Bundeseisenbahnvermögen derzeit bundesweit die einzige zertifizierte Behörde.
Video: Das ersetzende Scannen
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